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BICCO FARMS S.A.S

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Por medio de estas Política Bicco Farms S.A.S. establece las condiciones, obligaciones y procedimientos adecuados con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como las demás normas que reglamenten o complementen el tratamiento y protección de los datos personales que nuestra empresa solicite, utilice, almacene, modifique, ceda o suprima.

1. GENERALIDADES

1.1. DEFINICIONES

Se detallan algunas definiciones para el entendimiento pleno del documento.

Base de datos:

Conjunto organizado de datos de forma digital o física que es objeto de tratamiento.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o asociada a una persona natural.

Autorización:

Consentimiento previo por parte del titular para llevar el tratamiento de sus datos personales.

Dato sensible

Cualquier dato personal que pueda afectar la intimidad de su titular o que su uso inadecuado conlleve a situaciones de discriminación. Dentro de ellos podrían mencionarse origen racial o étnico, orientación política, orientaciones religiosas, pertenencia a grupos sindicales, organizaciones sociales o partidos políticos. Igualmente, datos relacionados con el estado de salud, vida sexual, datos biométricos, fotografías, entre otros.

Encargado del tratamiento de datos personales

Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento y que no tiene la calidad de empleado o funcionario del Responsable.

Responsable del tratamiento de datos personales

Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación que se realice sobre los datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Para la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales se tendrán en cuenta los siguientes principios:

1.2.1. Confidencialidad

Se garantizará la confidencialidad de los datos personales dependiendo de la naturaleza del mismo. Se guardará reserva de la información durante y después de las actividades relacionadas con su tratamiento. Todas las personas involucradas con el tratamiento de los datos personales están obligadas a garantizar la reserva de los mismos incluso después de finalizada su relación con las labores que están relacionadas con su tratamiento. Todas las personas vinculadas actualmente a la compañía o que sean vinculadas en un futuro que tenga acceso a los datos susceptibles de esta política deben firmar un acuerdo de confidencialidad para el manejo de los datos personales.

1.2.2. Integridad

La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se incluyen medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

1.2.3. Disponibilidad

La disponibilidad de la información dependerá de la solicitud de su titular o de la autorización del responsable del tratamiento de los datos personales, con el fin de evitar un uso o acceso no autorizado.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Bicco Farms S.A.S., es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

Bicco Farms S.A.S. también podrá ser Encargado del Tratamiento respecto de los datos sobre los cuales realice alguna operación por cuenta de otro Responsable.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.1 Datos Públicos

Los datos de naturaleza pública y/o contenidos en los registros públicos podrán ser tratados por Bicco Farms S.A.S. sin previa autorización de su titular, de conformidad con lo que establece la Ley, sin embargo, respecto de tales datos se adoptarán el resto de medidas contempladas en los principios anteriormente mencionados y las demás disposiciones de esta Política que sean aplicables.

3.2. Datos Sensibles

El tratamiento de los datos sensibles por parte de Bicco Farms S.A.S. se restringe a lo estrictamente necesario y se solicitará autorización expresa del titular (representantes legales, apoderados, etc.) en la cual se informará al titular que el consentimiento para su tratamiento es estrictamente voluntario y no obligatorio, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Se utilizarán los datos sensibles cuando:

3.3. Tratamiento de datos de menores

Bicco Farms S.A.S. no trata datos personales de menores de edad, distintos a los datos de naturaleza pública de sus empleados, y para temas de bienestar y afiliación al sistema de seguridad social asociados a los procesos de recursos humanos. No obstante, en caso de ser necesario el tratamiento de otros datos de menores de edad en desarrollo de sus procesos internos y/o actividades, Bicco Farms S.A.S. lo hará teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

3.4. Tratamiento de otros datos personales

Sin perjuicio de los lineamientos establecidos previamente para el tratamiento de los datos personales de naturaleza pública, sensibles y de menores de edad, cuando Bicco Farms S.A.S. requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita, electrónica o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.

La compañía utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente para dar prueba por medio de archivos físicos y/o repositorios electrónicos donde pueda demostrar la autorización dada por un titular.

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Bicco Farms S.A.S. implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con la autorización recibida de los titulares y las finalidades señaladas a continuación:

4.1. Participantes en convocatorias de empleos y procesos de selección:

los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directamente o a través de un tercero encargado, las actividades propias del proceso de selección y contratación de personal, lo cual incluye la verificación de datos, citación y aplicación de pruebas, envío de información por cualquier medio de comunicación registrado, llamadas a referencias, práctica de exámenes médicos de aptitud, registro de huella dactilar cuando sea necesario para el tipo de cargo, registro fotográfico, visita domiciliaria, comprobación de antecedentes judiciales o disciplinarios, y las demás autorizadas por el titular.

4.2. Empleados y trabajadores en misión:

Los datos personales serán tratados para el diseño y ejecución de planes de formación, capacitación, y bienestar; liquidación y pago de nómina; liquidación y pago de prestaciones sociales; diseño y ejecución del plan de salud ocupacional y seguridad en el trabajo; atención en caso de emergencia; afiliaciones a empresas prestadoras de salud, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación; consulta en listas de Naciones Unidas u otras con la misma finalidad; estudio de perfil; búsqueda de antecedentes judiciales, fiscales o disciplinarios; para su transmisión a los clientes, contratistas o proveedores cuando sea estrictamente necesario para la gestión y desarrollo del contrato que existe entre Bicco Farms S.A.S. y sus clientes, proveedores, y/o contratistas, así como su transmisión a otras entidades o autoridades frente a las cuales Bicco Farms S.A.S. requiera adelantar un trámite o solicitar información o que requieran de Bicco Farms S.A.S. alguna actividad concreta propia de su objeto social o actividad. Cuando se haga captura de la imagen a través de fotografía y video está será tratada para fines de registro y seguridad, y en los casos de eventos para ser objeto de informes, boletines y redes sociales. La huella dactilar, cuando sea recolectada, y otros datos recolectados en desarrollo de visitas domiciliarias serán tratados para fines de seguridad en relación con las actividades que realiza Bicco Farms S.A.S. en virtud de su objeto social y en todo caso para cumplir con las normas y estándares nacionales e internacionales que le sean aplicables a Bicco Farms S.A.S. en virtud de su actividad. El tratamiento de los datos de empleados y trabajadores en misión para las finalidades indicadas podrá hacerse directamente por Bicco Farms S.A.S. o sus Encargados del Tratamiento.

4.3. Contratistas, proveedores (incluye representantes, empleados, y en general colaboradores de los contratistas y/o proveedores):

los datos serán tratados para buscar, cotizar y contratar el suministro de bienes o servicios, verificar datos del titular, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato de suministro de bienes o servicios, gestionar administrativa, financiera y contablemente el pago de honorarios o sumas correspondientes, el ejercicio de acciones judiciales, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para el desarrollo de la relación comercial, incluida su transmisión a los Encargados del Tratamiento, como también su transferencia o referencia a clientes o terceras personas que requieran de sus servicios o el suministro del mismo tipo de bienes.

4.4. Clientes y representantes, empleados, colaboradores o personas designadas por los clientes para la gestión de la relación comercial:

los datos personales de los clientes o los datos personales que los clientes suministren de sus representantes, empleados, dependientes y colaboradores serán tratados para la verificación de los datos y estudio de antecedentes con el fin de establecer y dar inicio a la relación comercial correspondiente; búsqueda en lista OFAC, de Naciones Unidas u otras que tengan el mismo fin; procesos de definición de perfil y conocimiento del cliente; gestionar el desarrollo de la relación comercial; realizar la gestión contable, administrativa y tributaria de la generación de factura y liquidación y cobro de pagos correspondientes por los servicios o productos comercializados por Bicco Farms S.A.S.; mantener un histórico de relaciones comerciales; cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias derivadas de éstas; atender peticiones, consultas, solicitudes de información y el envío de información comercial propia o de aliados a través de cualquier canal de comunicación registrado del titular; para la resolución de conflictos y/o defensa judicial; la liquidación y terminación de la relación cuando haya lugar a ello; el suministro de información o entrega de informes a las autoridades cuando sea necesario en virtud de la actividad que desarrolla Bicco Farms S.A.S. El tratamiento de estos datos incluye su transmisión a los Encargados cuando sea necesario para la ejecución o gestión de la relación comercial con el titular.

4.5 Público en general:

los datos serán tratados para enviar información comercial de los productos o servicios de Bicco Farms S.A.S. al correo, número de teléfono o cualquier otro canal suministrado por el titular, para la atención de peticiones, consultas, solicitudes de información y cualquier comunicación formulada por los titulares.

4.6. Personas que hacen parte de fundaciones:

En desarrollo de sus programas de responsabilidad social Bicco Farms S.A.S. realiza algunas actividades con fundaciones. La información recolectada de los representantes, empleados o colaboradores de tales fundaciones será tratada para la gestión de tales actividades y la información personal de las personas que están inscritas, afiliadas o hacen parte de tales fundaciones en calidad de beneficiarios será tratada para desarrollar directamente con ellos los programas de bienestar respectivos, y la imagen capturada a través de fotografías y/o videos para informes de gestión, boletines internos y/o redes sociales, previa autorización.

En adición a las finalidades descritas, Bicco Farms S.A.S. tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.

Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas y en los términos de la respectiva autorización.

5. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

7. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Bicco Farms S.A.S. para continuar con el tratamiento).

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico info@biccofarms.com.

a. Procedimiento de Consulta

Los titulares podrán formular una consulta al correo info@biccofarms.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Bicco Farms S.A.S., para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).

La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Procedimiento de Reclamo

Los titulares podrán presentar al correo info@biccofarms.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Bicco Farms S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Medidas de seguridad de las bases de datos

La información tratada por parte de Bicco Farms S.A.S. directamente o a través de sus Encargados del Tratamiento, estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, las cuales han sido previamente diseñadas y definidas en sus políticas internas de seguridad de la información.

9. Vigencia de la Política y cambios en las políticas

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales corresponde a la versión 2 y rige a partir del 02 de Mayo de 2017.

Bicco Farms S.A.S. está facultado para actualizar o modificar la presente política de tratamiento de datos periódicamente, por lo que es recomendable atender a los anuncios o ventanas adicionales que se presenten en este Sitio Web.